Planifier une réunion avec interprétation simultanée peut sembler chose épineuse. C’est la raison pour laquelle nous listons ici quelques éléments clés destinés à vous aider.

Afin de nous aider à préparer un devis, nous vous demandons les informations suivantes :· lieu de la réunion

• dates de la réunion
• langues demandées
• nombre de participants
• sujet de la conférence
• disposition de la salle

Les éléments suivants doivent également être pris en compte :

Documents pour les interprètes

Il est extrêmement utile aux interprètes que nous puissions leur fournir les informations suivantes avant le début d’une réunion : liste des délégués, ordre du jour et toute présentation et/ou diaporama qui seront utilisés au cours de la réunion. Cela est particulièrement utile lorsqu’une terminologie spécifique à une entreprise est utilisée. Certaines entreprises produisent un glossaire interne, et pouvoir en prendre connaissance avant la réunion est un élément de préparation précieux.

Coordinateur d’interprètes

Pour les équipes de huit interprètes ou plus, Eurosis propose qu’un coordinateur d’interprètes joue le rôle de point de contact entre vous et les interprètes. Il s’agit ici d’un service à titre gracieux, les seuls frais encourus seront l’hébergement, les repas et le déplacement.

Frais pour les interprètes

Ces frais dépendent du lieu où se tient la réunion et de l’heure de début. Les cas où les frais sont importants sont ceux dans lesquels l’hébergement, le déplacement et la restauration des interprètes sont à la charge du client. Cependant, nous disposons d’une importante réserve d’interprètes basés dans de nombreux pays européens et nous essayons d’engager des interprètes qui soient basés aussi près que possible du lieu de la réunion, tant que ceux-ci disposent d’une expérience appropriée du thème de la conférence. Cela permet de réduire les frais annexes, en gardant à l’esprit que nous aurons, dans ce cas, besoin d’une confirmation à l’avance. Les ingénieurs du son auront également besoin d’un hébergement et de restauration pendant toute la durée de la conférence.

Interprétation à des fins sociales

Si vous avez besoin d’interprétation supplémentaire pendant la conférence, lors d’un dîner par exemple, les interprètes pourront vous proposer ce service. Nous aurons cependant besoin de le savoir à l’avance. Pour cette prestation, les interprètes facturent un tarif horaire.

Dimension de la salle

Vous devez vous assurer qu’il y a suffisamment de places assises pour les délégués et pour les équipements d’interprétation simultanée. Par exemple, une cabine prend un espace de presque 2 m x 2 m. Par conséquent, si cinq langues sont nécessaires, il faut prévoir un espace de 10 m x 2 m rien que pour les cabines. Il faut en outre prévoir dans l’idéal un espace de 2 m entre la cabine et le délégué le plus proche. Dans la mesure du possible, Eurosis réalisera une visite sur le lieu de la conférence proposé afin de s’assurer que la salle est adaptée, en termes de confort et de sécurité, pour tous les participants. Sinon, un plan au sol présentant toutes les cotes clés sera demandé à l’établissement accueillant la conférence/ réunion et un plan de salle sera préparé par l’un de nos ingénieurs qualifiés.

Temps d’installation

L’installation peut prendre entre une et quatre heures, en fonction de l’ampleur de la réunion et de l’accès à la salle. Si la réunion doit débuter à 9h00, nous préférons habituellement procéder à l’installation la veille afin de disposer de suffisamment de temps pour monter et tester l’intégralité des équipements. Si la conférence débute à l’heure du déjeuner, la matinée nous laisse suffisamment de temps pour procéder à l’installation.

Equipements de présentation

Pour la présentation des informations, d’autres équipements tels un écran, un projecteur ou un ordinateur portable peuvent être nécessaires. Eurosis peut le cas échéant fournir ces équipements.

Enregistrement/Transcription

Eurosis peut enregistrer sur cassette la conférence dans n’importe quelle langue utilisée au cours de la réunion. L’utilisation d’un service de transcription expert dans le même temps garantit une trace complète et fournit un journal indiquant qui était l’orateur à tel ou tel moment de la réunion ainsi que des notes relatives aux différentes diapositives et à la terminologie. Veuillez noter que si un enregistrement des interprètes est effectué, la renonciation aux droits d’auteur sera facturée dans une mesure raisonnable.

Traduction

Une interprétation orale diffère d’une traduction écrite. Si vous avez besoin de faire traduire vos documents avant ou après la réunion, nous pourrons organiser cette traduction à votre requête.

Confirmation

Le plus tôt est le mieux ! Cela permet de faire en sorte que nous disposions de la réserve d’interprètes disponibles la plus importante à partir de laquelle effectuer la sélection. Cela est particulièrement important si la réunion se tient à l’étranger, où les interprètes disposant de certaines combinaisons linguistiques sont moins nombreux. Une confirmation à l’avance signifie que toute visite sur site ou que toute réunion avec le client peut être réalisée suffisamment à l’avance afin d’assurer la réussite de la réunion.