Die Planung einer Veranstaltung, bei der simultan gedolmetscht wird, kann sich als ganz schön diffizil erweisen. Darum haben wir hier einige Tipps und Hinweise zusammengestellt, die Ihnen dabei helfen sollen.

Damit wir für Sie einen Kostenvoranschlag erstellen können, brauchen wir die folgenden Informationen:

• Wo wird die Veranstaltung stattfinden
• Termin der Veranstaltung
• Welche Sprachen werden gebraucht
• Die Anzahl der Teilnehmer
• Thema der Konferenz
• Saal-Layout

Außerdem sollten folgende Punkte berücksichtigt werden:

Dokumente für die Dolmetscher

Den Dolmetschern hilft es ungemein, wenn wir ihnen vor Beginn der Konferenz folgende Informationen zur Verfügung stellen können: Teilnehmerliste, Tagesordnung sowie sämtliche Präsentationen und Folien, die bei der Veranstaltung verwendet werden. So etwas ist besonders hilfreich, wenn spezieller Firmenjargon verwendet wird. Manche Unternehmen erstellen interne Glossare. Falls so etwas vorhanden ist, können die Dolmetscher von Kopien davon enorm profitieren.

Dolmetscher-Koordinator

Für Teams von acht oder mehr Dolmetschern stellt Ihnen Eurosis einen Dolmetscher-Koordinator als Kontaktperson zwischen Ihnen und dem Dolmetschern zur Verfügung. Es handelt sich dabei um einen kostenlosen Service. Es müssen lediglich die Kosten für Unterkunft, Verpflegung und An- und Abreise getragen werden.

Anfallende Spesen für die Dolmetscher

Hier kommt es darauf an, wo die Veranstaltung stattfindet und um wie viel Uhr sie beginnt. Das kostspieligste Szenarium wäre, dass Unterkunft, Reise- und Verpflegungskosten für alle Dolmetscher anfallen. Allerdings haben wir einen großen Bestand an Dolmetschern mit Wohnsitz in verschiedenen europäischen Ländern. Wir versuchen dann, Dolmetscher zu buchen, die so nah wie möglich am Veranstaltungsort wohnen, vorausgesetzt, sie bringen die nötige Erfahrung für das jeweilige Konferenzthema mit. So können Nebenkosten reduziert werden. Um auf örtliche Dolmetscher zurückgreifen zu können, bräuchten wir allerdings eine frühzeitige Auftragsbestätigung. Auch für unsere Techniker fallen für die Dauer der Veranstaltung Unterkunft und Verpflegung an.

Dolmetscherdienste beim Rahmenprogramm

Wenn Sie außerhalb der Konferenz weitere Dolmetschdienste benötigen, zum Beispiel während des Abendessens, sind unsere Dolmetscher gerne für Sie da. Allerdings müssten wir bereits im Voraus darüber informiert werden. Derartige Zusatzleistungen stellen die Dolmetscher nach Stunden in Rechnung.

Saalgröße

Der Veranstaltungssaal muss geräumig genug sein, um Sitzplätze für alle Tagungsteilnehmer zu bieten und auch Dolmetschanlage und -kabinen unterzubringen. Eine Standardkabine hat Abmessungen von 2m x 2m. Wenn Sie also beispielsweise fünf Sprachen benötigten, würde allein für die Kabinen eine Fläche von 10m x 2m gebraucht und im Idealfall sollte der Abstand zwischen Teilnehmern und Kabinen mindestens 2m betragen. Wenn möglich, inspiziert Eurosis den vorgeschlagenen Veranstaltungsort, um sicherzustellen, dass der Saal Komfort und Sicherheit für alle Beteiligten bietet. Ist dies nicht möglich, fordern wir Pläne mit den entsprechenden Abmessungen vom Hotel an und einer unserer qualifizierten Techniker erstellt ein Saal-Layout.

Aufbauzeit

Aufbau von Anlage und Kabinen kann zwischen 1 und 4 Stunden dauern, je nach Größe der Veranstaltung und Zugangsmöglichkeiten zum Veranstaltungsort. Falls die Tagung um 9 Uhr morgens beginnt, machen wir den Aufbau lieber am Vorabend, um sicherzustellen, dass die Zeit für den Aufbau und das Testen der Anlage auch tatsächlich ausreicht. Bei Veranstaltungen, die um die Mittagszeit herum beginnen, reicht uns der Morgen zum Aufbau.

Präsentationsgeräte

Falls Sie für Ihre Präsentationen weitere Geräte brauchen - etwa einen Bildschirm, einen Datenprojektor oder einen Laptop - kann Ihnen Eurosis auch diese Geräte zur Verfügung stellen.

Aufnahme/Transkription

Eurosis kann die Konferenz in jeder der verwendeten Sprachen auf Kassetten aufzeichnen. Sie können auch einen speziellen Transkriptionsservice dazuziehen, wenn Sie eine gründlichere Dokumentation benötigen und wissen wollen, wer bei der Veranstaltung gesprochen hat, und wenn Sie Inhalte von Folien und Terminologie miteinbeziehen wollen. Falls Sie eine Aufnahme der Verdolmetschung wünschen, fällt eine geringfügige Gebühr zum Erlass der Urheberrechte an.

Übersetzung

Eine mündliche Verdolmetschung ist etwas anderes als eine schriftliche Übersetzung. Falls Sie vor oder nach der Tagung Dokumente schriftlich übersetzt haben wollen, können wir das unter Einhaltung entsprechender Termine für Sie organisieren.

Auftragsbestätigung

Je früher desto besser! Je früher Sie bestätigen, umso größer ist unsere Auswahl an Dolmetschern. Das trifft vor allem dann zu, wenn die Tagung außerhalb Großbritanniens stattfindet, wo Dolmetscher mit bestimmten Sprachkombinationen seltener sind. Bei einer frühzeitigen Buchung können Tagungsorte rechtzeitig inspiziert und Kundenbesprechungen ohne Zeitdruck stattfinden, um sicherzustellen, dass Ihre Veranstaltung erfolgreich ablaufen wird.