L’organizzazione di un evento con interpretazione simultanea può essere una prospettiva che incute timore e, per tale motivo, abbiamo stilato alcuni consigli.

Per preparare un preventivo ci servono le informazioni seguenti:

• Località della riunione
• Data della riunione
• Quali sono le lingue di lavoro
• Numero di delegati partecipanti
• Il tema della conferenza
• La planimetria della sala

È anche importante curare gli aspetti seguenti:

Documentazione per gli interpreti

È estremamente utile per gli interpreti ricevere le informazioni seguenti prima dell’inizio dell’evento: lista dei delegati, ordine del giorno ed eventuali presentazioni o slides illustrate durante la riunione; e ciò è ancora più utile quando negli interventi si farà riferimento a gergo specifico della società. Alcune aziende realizzano un glossario interno e una copia di tale glossario sarebbe estremamente utile.

Coordinatore interpreti

Per èquipes di otto interpreti od oltre, Eurosis offre un coordinatore interpreti che funge da punto di contatto fra il cliente e gli interpreti. Il servizio è gratuito e l’unica spesa riguarda l’alloggio, i pasti e la trasferta del coordinatore.

Spese per gli interpreti

Ciò è strettamente connesso alla località della riunione e all’ora d’inizio dei lavori. Nella peggiore delle ipotesi il cliente dovrà farsi carico dell’albergo, della trasferta e dei pasti di tutti gli interpreti. In ogni caso Eurosis si avvale di un pool considerevole d’interpreti che risiedono nei principali centri europei e cercherebbe automaticamente di trovare interpreti il più vicino possibile alla località della riunione, purché abbiano la necessaria esperienza sull’argomento trattato alla conferenza. Ciò riesce a ridurre alcuni costi associati sebbene, per poter ingaggiare interpreti del posto, è necessario da parte nostra ricevere la conferma al più presto possibile. Anche il personale tecnico necessita di albergo e pasti per la durata della conferenza.

Interpretazione in ore sociali

Se vi serve interpretazione aggiuntiva, oltre alla giornata di lavoro, a cena per esempio, gli interpreti saranno a disposizione tuttavia dobbiamo sapere in anticipo tale esigenza. Gli interpreti fatturano, per tale servizio, una tariffa oraria.

Dimensioni della sala

È opportuno che lo spazio a disposizione sia sufficiente per accomodare il numero previsto di delegati e anche per le cabine per l’interpretazione simultanea; ad esempio, una cabina occupa lo spazio di quasi 2m x 2m, per cui se le lingue di lavoro sono cinque, lo spazio per le cabine sarà 10m x 2m con una distanza ideale di 2 m fra la cabina e il delegato più vicino. Se fattibile, Eurosis effettuerà un sopralluogo per verificare che lo spazio previsto sia idoneo al confort e alla sicurezza di tutti i partecipanti.

L’altra possibilità è richiedere all’hotel lo spazio disponibile, da cui uno dei nostri tecnici qualificati potrà preparare la planimetria più opportuna.

Tempo d’installazione

Per l’installazione potrà essere necessario un tempo compreso fra 1 e 4 ore in base al numero di partecipanti e all’accesso alla sede. Se la riunione deve iniziare alle ore 9.00, di solito si preferisce effettuare l’installazione la sera prima per essere certi di avere il tempo sufficiente per predisporre e provare l’apparecchiatura. Se la conferenza inizia a mezzogiorno, ci sarà tempo sufficiente per eseguire l’installazione al mattino.

Equipaggiamento per le presentazioni

Talvolta potranno essere necessari ausilii tecnici per le presentazioni, come uno schermo, un proiettore dati oppure un laptop. Eurosis potrà eventualmente fornire tali attrezzature.

Registrazione/trascrizione

Eurosis può incaricarsi di effettuare la registrazione su una cassetta audio in una qualsiasi delle lingue di lavoro nel corso della riunione per poi trascriverne, eventualmente, il contenuto sì da fornire gli atti dei lavori insieme alle note sulle slides e sulla terminologia. Nel caso di registrazione della voce degli interpreti viene applicata una modica spesa per la rinuncia al copyright.

Traduzione

L’interpretazione orale è diversa da quella scritta. Se vi occorre la traduzione scritta della documentazione prima o dopo la riunione, ciò potrà essere organizzato con previo accordo.

Conferma

Prima si fornisce meglio è! Ciò ci consentirà di scegliere fra un numero nutrito d’interpreti e questo sarà ancora più importante se la riunione si svolge all’estero, quando la possibilità di reperimento in loco d’interpreti con certe combinazioni linguistiche è più ardua. La prenotazione anticipata consente di effetuare, se necessario, i sopralluoghi presso la sede dell’evento e gli incontri con il cliente per garantire il successo della riunione.