Al planificarse una reunión con interpretación simultánea, se deben tener en cuenta varios detalles.

Por lo tanto y para poder preparar un presupuesto correcto, debemos recibir con la debida antelación lo siguiente:

• Lugar donde ha de celebrarse el evento
• Fecha o fechas
• Idiomas requeridos
• Número de delegados
• Tema
• Plano de la sala

Además debe tenerse en cuenta lo siguiente:

Documentación

Para que los intérpretes puedan llevar a cabo su tarea con el máximo esmero, es pertinente recibir con antelación a la reunión o evento los siguientes documentos: Lista de asistentes, orden del día, o programa y presentaciones con sus respectivas diapositivas, gráficos/as u otro material auxiliar a utilizarse durante el evento. Esto sin duda facilita y favorece la tarea, especialmente cuando debe utilizarse terminología especíifica. Varias empresas preparan su propio glosario. Una copia del mismo agiliza el tema y permite además mayor exactitud.

Coordinador

Eurosis ofrece un cordinador cuando los equipos están formados por 8 o más intérpretes . La función del mismo es establecer contacto entre cliente e intérpretes. Este es un servicio gratuito. El cliente solamente abona por los siguientes cargos: alojamiento, desayuno, almuerzo, cena y viaje.

Intérpretes : Dietas y Otros Cargos

Gastos y dietas dependen de donde se desarrolla la reunión o evento.

En ciertos casos los intérpretes requiren alojamiento, desayuno, almuerzo, cena y gastos de viaje. En otros, podemos ofrecer un plantel de intérpretes ubicados en varias ciudades europeas y de ser posible Eurosis contrata en las cercanías del evento, siempre y cuando los intérpretes locales cumplan con los requisitos y conocimientos necesarios. Con esta opción algunos de los costos asociados pueden reducirse. Para lograr esto, debe confirmarse la fecha del evento con la debida antelación.

Debe recordarse que los técnicos también necesitan alojamiento, desayuno, almuerzo y cena.

Intérpretes Acompañantes

De requerirse durante una conferencia, servicios de interpretación adicionales, por ejemplo durante una cena o velada, se debe confirmar el programa por anticipado. En estos casos los intérpetes cobran horas extras.

Tamaño de la Sala o Predio

Los organizadores deben asegurarse que el lugar de reunión posee suficiente espacio, no sólo para los delegados, sino también para el equipo de interpretación simultánea. Téngase en cuenta por ejemplo que una cabina ocupa 2m x 2m y por lo tanto se debe reservar un espacio de 10m x 2m, si se necesitan 5 cabinas.

Debe también reservarse un espacio extra de por lo menos 2 metros entre las cabinas y el lugar donde los delegados toman asiento.

De ser posible, Eurosis visitará la sala con antelación para asegurarse de que el lugar es adecuado y ofrece la comodidad y seguridad que se requiere. En forma alternativa un plano de la sala con las dimensiones pertinentes debe ser enviado a nuestros técnicos para la preparación y distribución correcta de mobiliario y equipo.

Tiempo de Instalación

La instalación de equipo y cabinas puede realizarse en un período de 1 a 4 horas, según los requerimientos y depende además del tamaño de la sala.

Si la reunión ha de comenzar a las 09:00 horas, se prefiere llevar a cabo la instalación el día anterior para obtener tiempo suficiente de prueba y buen funcionamiento. Si el evento se realiza a partir del mediodía, no existen inconvenientes para su instalación por la mañana a primera hora.

Equipo Adicional

De requerirse pantallas, proyector u ordenadores / computadoras, Eurosis puede proveer todo este tipo de equipo adicional.

Grabaciones y Transcripciones

De ser necesario Eurosis puede grabar la conferencia en cualquier idioma ya sea en cinta o cassette.

Utilizando un servicio adicional de transcripción, le permitirá tener un registro más exacto del contenido de la reunión, incluyendo anotaciones auxiliares detallando las diapositivas presentadas y la terminología utilizada.

De llevarse a cabo una grabación, téngase en cuenta que se ha de aplicar una suma módica, por renuncia a derecho de autor por parte de los intérpretes.

Traducciones

La interpretación oral difiere de la escrita. Por lo tanto si se requiere traducción escrita del material de trabajo antes o después de la reunión, el requerimiento debe hacerse por adelantado.

Confirmación

Confirme su evento lo antes possible. Esto permite elegir a los intérpretes de un panel más amplio,. Especialmente cuando la conferencia o reunión tiene lugar en el extranjero donde tal vez no existan todas la combinaciones linguísticas necesarias. Además, al confirmar por adelantado visitas a salas o predios y reuniones previas al evento el éxito puede ser mayor.